Procedimientos

Finanzas

El Área de Finanzas de la Subdirección Económica y de Gestión de la Escuela de Ingeniería está enfocada en la gestión de las políticas económicas y financieras de la Escuela, en aquellas materias que digan relación con los procesos de pago (honorarios, viáticos, reembolsos, fondos fijos, etc) y la administración de los recursos económicos ligados a la Escuela.

Procedimientos

PROCEDIMIENTORESUMENFORMULARIO
IngresosUna vez pagado el servicio prestado a la escuela, se realiza la solicitud de ingreso agregando en comentarios: Banco, cuenta bancaria, N° de transferencia, fecha, tipo de documento pagado (Boleta o factura) y adjuntar el comprobante de deposito original. La Universidad retiene el 10% por ingresos, exceptuando donaciones con certificado y aportes estatales.*En caso de ingresos a proyectos de investigación a los que descuenten 10% debe avisar a su analista en menos de 10 días para su recuperación.
Boleta de HonorariosPago de servicios prestados a la Escuela de Ingeniería.Si el prestador es alumno regular debe ser ingresado como Pago de Ayudantes, excepto en casos de pago con fondos de proyectos de investigación o Mecesup.Si la persona ha emitido o emitirá mas de tres boletas de honorario seguidas, consultar con RRHH si es necesario realizar un Contrato de Honorarios. Si tiene contrato de honorarios se debe solicitar su pago a través de la opción contrato de honorarios.Las boletas de honorarios a proyectos de investigación deben tener la glosa correspondiente dependiendo de lo exigido por el fondo ( ej: función, código del proyecto, periodo o mes) y son con impuesto retenido por la universidad.
Emitir FacturasEmisión de Facturas para cuentas por cobrar. Ejemplo: Cursos a externos, consultorías, etc. Se debe adjuntar el formulario correspondiente. Solo se debe usar para personas jurídicas, para personas naturales utilizar “Emitir Boletas”. Excepción: Es posible emitir facturas a investigadores de proyectos Conicyt previa autorización. En caso de proyectos de investigación, la glosa debe indicar el código del proyecto u otra información definida por la institución subsidiaria. Además es requisito especificar en el formulario los datos de contacto financieros del cliente para realizar la cobranza de la factura que se está emitiendo.
Pago de FacturasPago de bienes o servicios adquiridos por la unidad. Todas las facturas a pagar deben ser emitidas a nombre de la Pontificia Universidad Católica de Chile. Se debe adjuntar la factura escaneada o factura electrónicaDe no ser factura electrónica, se debe enviar físicamente a la SEG con el numero de ticket correspondiente. El pago de facturas se realiza a 30 días desde su recepción. En proyectos de investigación, la Factura debe tener en la glosa el código del proyecto y ser emitida a nombre de la universidad, con excepción de proyectos administrados directamente por el investigador como Fondecyt, Milenio, entre otros.
Solicitud de Fondos a RendirFondos solicitados como anticipo, necesario para financiar alguna actividad específica de la universidad. Se debe adjuntar el formulario correspondiente. Luego de realizada la actividad, se deben rendir los fondos mediante la opción “Rendición de Fondos” dentro de los 30 días posteriores a la actividad.Para solicitar un fondo, el funcionario no debiera tener fondos pendientes por rendir.
Rendición de FondosRendición de los fondos solicitados por “Solicitud de Fondos a Rendir”. Se debe adjuntar el formulario correspondiente junto a la documentación de respaldo de los gastos (los documentos deben venir a nombre de la universidad) y enviarlo físicamente a SEG con el N° de ticket. Se debe realizar la rendición dentro de los 30 días posteriores al fin de la actividad. No se pueden rendir boletas de honorarios ni otro tipo de remuneraciones para este tipo de fondos. En caso de no haber usado todo el fondo, se debe reintegrar la diferencia en la cuenta corriente de la universidad informando al momento de rendir el método de reintegro (Depósito o Transferencia) enviando la documentación de respaldo.En proyectos de investigación El gasto realizado debe ajustarse a la normativa del proyecto (EJ: requisito de cotización, licitación, facturas, etc…). No se realiza reembolso de viáticos ni boleta de honorarios ni recibos simples. Algunos proyectos no permiten rendir gastos de alimentación.
Solicitud de ViáticosSolicitud de Fondo para cubrir gastos de viajes (Alojamiento, Alimentación, etc..). Los montos están definidos por la Universidad. Se debe solicitar al menos 10 días previo al viaje. Luego de realizado el viaje, se debe realizar el procedimiento “Justificación de Viático”. Si la solicitud se realiza después del viaje, se deben pedir los fondos como reembolso enviando el formulario de solicitud y justificación de viático más los respaldos del viaje (boarding pass, pasaporte, etc.). En caso de proyectos de investigación la solicitud se deben realizar con 15 días hábiles de anticipación y los montos son definidos por la institución subsidiaria (distintos a la universidad).
Justificación de ViáticosJustifica la realización del viaje y cierra el proceso de “Solicitud de viatico”.Se debe adjuntar documentación que acredite el viaje (Ej: Pasaporte timbrado, boarding pass, etc.).Se debe realizar hasta 15 días después del termino del viaje. En caso de proyectos de investigación se deben adjuntar los comprobantes requeridos por la institución subsidiaria.
ReembolsosDevolución de gastos realizados por funcionarios de la Universidad. Se debe adjuntar el formulario de Reembolso junto a la documentación de respaldo de los gastos. Se debe hacer llegar los documentos originales a la SEG indicando el N° de ticket correspondiente. Toda documentación debe venir a nombre de la universidad. No se pueden reembolsar viáticos, boletas de honorarios ni otro tipo de remuneración. En proyectos de investigación, los gastos a reembolsar deben ajustarse a la normativa del proyecto (Ej.: requisito de cotizaciones, licitación, facturas, etc.) No se realiza reembolso de viáticos, boletas de honorarios ni recibos simples. Algunos proyectos no permiten rendir gastos de alimentación.
Orden de Compra Compromiso de pago de un bien o servicio a adquirir. Se debe adjuntar el formulario “Orden de Compra” en Excel.
Traspasos PresupuestariosTraspasos entre cuentas presupuestarias de la universidad. Se debe especificar en comentarios la cuenta de destino y motivo del traspaso. En proyectos de investigación debe existir un respaldo del pago realizado con el traspaso (Facturas Internas). Algunos proyectos de investigación no permiten realizar traspasos. .
Transferencia BancariaPagos al extranjero en cualquier divisa. Se debe adjuntar el formulario correspondiente. Existe una comisión de 8 Dólares para transferencia en Dólares u otro tipo de moneda y 12 Euros para transferencias en Euros. Para montos bajos se recomienda, si es aceptado, el Pago con Tarjeta de Crédito.
Pago de AyudantesPago de servicios prestados por alumnos regulares de la universidad quienes no estén inscritos en el SIDING o no estén recibiendo pago por ese método por la ayudantía a pagar. Se debe adjuntar el formulario correspondiente por cada cuota a pagar (no se programan pagos futuros). En caso de no ser alumno regular de la PUC se debe realizar un pago de Boleta de Honorarios. En proyectos de investigación NO se usa este procedimiento de pago.
Liquidación Magister ProfesionalPago a profesores de la Escuela por actividades de Magister Profesional. Se debe adjuntar el formulario correspondiente en Excel.
Caja ChicaSolicitud de fondo renovable para gastos menores. Para reembolsar los gastos asociados a la caja chica, se debe adjuntar el formulario correspondiente anexando documentación de respaldo de los gastos. Se debe enviar el formulario y documentación original a la SEG (usando opción “Pago requiere documentación física”. La documentación física debe indicar el N° de Ticket, de manera que podamos relacionar el documento con el ticket. En proyectos de investigación, los gastos realizados con caja chica deben ajustarse a la normativa del proyecto (EJ: requisito de cotización, licitación, facturas, etc…). No se realiza reembolso de viáticos ni boleta de honorarios ni recibos simples. Algunos proyectos no permiten rendir gastos de alimentación.
ColocaciónPermite colocar los fondos que no se pretende utilizar en un fondo para que genere interés. En “Comentarios” se debe indicar el plazo del deposito. Para retirar una colocación antes de tiempo, se debe enviar un correo a finanzas@ing.puc.cl detallando el monto y cuenta original de los fondos.
Convenio de ExternosInforma los convenios con externos y/o solicita el pago acordado en el mismo (pasaje, movilización, alojamiento). En general se usa para visitantes extranjeros. Debe ser visado por la Dirección de Asuntos Jurídicos previo a la firma. Se debe adjuntar copia del convenio firmado.
Pago Tarjeta de CréditoSe utiliza para compras internacionales que no se puedan realizar con otro método de pago. Se deben incluir en el monto bruto los costos de envío. Se debe reembolsar o realizar el traspaso de pago de tarjeta dentro de los 5 días posteriores a la realización efectiva de la compra. La compra puede ser realizada hasta 15 días después de la solicitud.
Pago de BecaPago de becas de mantención adjudicadas a alumnos regulares. Se debe adjuntar el formulario correspondiente. Las Becas de Matricula se solicitan con el tipo de pago “Traspaso” informando las cuentas correspondientes y los datos de los alumnos beneficiados.
DonacionesConvenios: Se puede realizar un convenio de donación donde se especifiquen montos y plazos correspondientes (tramitar a través de la SEG con Departamento Jurídico). Solicitar como “Ingreso” especificando en comentarios que se trata de una Donación y solicitar vía correo electrónico el Certificado (si corresponde) detallando los datos de la persona o empresa. El plazo para solicitar el certificado es de 10 días hábiles posterior al Ingreso. DONACIONES EFECTUADAS A UNIVERSIDADES E INST. PROFESIONALES ESTATALES Y PARTICULARES  - ART. N° 69 DE LA LEY N° 18.68
Nota de CréditoDocumento Mercantil para corregir (montos o datos) o anular una factura emitida. Se envía una solicitud en pago web, seleccionando la opción “Nota de Crédito” informando en comentarios el N° de Factura y la información a corregir.
Boleta de TercerosPara personas que no tienen iniciación de actividades en el SII, la Universidad proporciona una boleta. Solo se puede utilizar en casos excepcionales y máximo una vez por persona. Para solicitarla se debe enviar un mail a Finanzas@ing.puc.cl con el Nombre, Rut, motivo excepcional y monto.
Liquidaciones de proyectos o pagos honorarios internos de la UC a profesores de la Escuela de IngenieríaPara liquidar el saldo de algún proyecto desarrollado o para la recepción de algún pago realizado por alguna labor interna dentro de la UC, se debe realizar la liquidación correspondiente en la proporción 65% profesores, 25% Escuela de Ingeniería y 10% Departamento.

Si corresponde a un proyecto dentro de las cuentas de Ingeniería, se debe subir un ticket adjuntando el formulario con la opción Liquidación Proyecto Ingeniería y poner la cuenta de destino 3512-408-81, donde se transferirán los fondos y luego se liquidará en las proporciones indicadas anteriormente.

Si corresponde a un pago por labor realizada en otra unidad de la UC, se debe informar a la unidad en la cual se desarrolló la labor que el pago se debe realizar mediante traspaso a la cuenta 3512-408-81 con copia al correo controldegestion@ing.puc.cl indicando el nombre del profesor y el motivo del pago, para así liquidar en las proporciones mencionadas.